Avez-vous peur de parler en public ? Il s’agit d’une phobie courante qui toucherait trois personnes sur quatre. Dans votre environnement professionnel, vous pouvez disposer d’un éventail de compétences techniques et de connaissances en la matière. Mais si vous avez du mal à communiquer, même dans des situations moins formelles qu’un discours public, la nervosité et la panique risquent de vous tétaniser.
Voici les conseils de Matt Abrahams, qui enseigne le comportement organisationnel à l’université de Stanford, en mettant l’accent sur la communication stratégique. Il est également consultant en communication pour des entreprises du classement Fortune 100. Son dernier livre s’intitule Think Faster, Talk Smarter : How to Speakfully When You’re Put on the Spot. (Son livre précédent s’intitulait Speaking Up Without Freaking Out).
M. Abrahams souligne que la prise de parole spontanée est différente de la prise de parole traditionnelle en public.
« Si l’on y réfléchit, la plupart des communications ne sont pas planifiées, comme c’est le cas pour une présentation, un discours, une réunion avec un ordre du jour », explique-t-il. « Une grande partie de notre communication se fait sur le moment : répondre à des questions, discuter, corriger nos erreurs, donner un retour d’information impromptu, lancer une idée, etc. Ce type de communication spontanée nous oblige à être agiles, présents, clairs et concis, ce qui n’est pas le cas d’une communication planifiée et préparée. »
De nombreuses personnes éprouvent des difficultés à s’exprimer spontanément parce que les exigences sont si intenses et les pressions que nous nous imposons sont si fortes. Nous avons l’impression de devoir répondre rapidement et correctement. Cette situation est aggravée par le fait que les gens reçoivent rarement un enseignement ou un retour d’information sur la manière de bien s’exprimer.
Pour les personnes qui ont peu d’expérience en matière de prise de parole spontanée, cet article propose des conseils pour apprivoiser l’anxiété.
« L’anxiété est omniprésente dans toutes les prises de parole, qu’elles soient planifiées ou spontanées », explique-t-il. « Lorsque l’on aborde l’anxiété liée à la communication, il faut se concentrer à la fois sur les symptômes et sur les sources. Les symptômes sont les choses que nous ressentons physiologiquement et psychologiquement, comme l’accélération du rythme cardiaque, les tremblements, la transpiration et le rougissement. Les sources sont les éléments qui déclenchent et exacerbent l’anxiété, comme le fait de s’inquiéter de ne pas atteindre nos objectifs de communication. »
Le professeur de Stanford explique que l’on peut mettre en œuvre des techniques spécifiques ciblant à la fois les symptômes et les sources. « Nous pouvons apprendre à gérer notre anxiété », affirme-t-il. « Cependant, je ne crois pas que nous puissions et que nous souhaitions surmonter complètement nos angoisses liées à la prise de parole. L’anxiété présente en fait certains avantages : elle nous donne de l’énergie, nous aide à nous concentrer et nous indique que ce que nous faisons est important. »
Il encourage les personnes qu’il accompagne à créer un « plan de gestion de l’anxiété », comprenant trois à cinq techniques. « Par exemple, des respirations ventrales profondes qui ralentissent le système nerveux autonome, réduisent le rythme cardiaque et ralentissent la respiration rapide. Il peut également s’agir d’une affirmation de soi telle que « J’ai de la valeur à apporter », qui permet d’annuler le discours négatif que beaucoup d’entre nous ont sur eux-mêmes. Enfin, ils peuvent s’efforcer d’être orientés vers le présent afin d’éliminer la peur de ne pas atteindre leurs objectifs futurs en écoutant une chanson, en faisant une activité physique ou même en prononçant un virelangue. »
M. Abrahams explique que les six étapes de la méthode Think Faster, Talk Smarter sont divisées en deux catégories : L’état d’esprit et le message.
L’état d’esprit comprend les quatre étapes suivantes : (1) Gérer l’anxiété liée à la prise de parole ; (2) Réduire le jugement de soi ; (3) Considérer la prise de parole spontanée comme une opportunité et non comme une menace ; et (4) Écouter attentivement ce qui est dit et la manière dont cela est dit.
Les deux étapes de la communication consistent à (1) tirer parti de la structure pour présenter l’information de manière appropriée et (2) concentrer la communication pour qu’elle soit concise et claire.
Il invite les gens à « s’appuyer sur la médiocrité » lorsqu’ils travaillent sur leurs compétences en matière d’expression orale. « Cela repose sur l’idée que beaucoup d’entre nous aspirent à la perfection », explique-t-il. « Dans notre communication, nous voulons faire les choses « correctement ». Mais il n’y a pas de « bonne » façon de communiquer. Il n’y a que des façons « meilleures » et des façons « pires ». Lorsque nous jugeons et évaluons constamment ce que nous disons dans le but de « bien faire », nous réduisons la bande passante cognitive dont nous disposons pour bien faire les choses. S’appuyer sur la médiocrité consiste à se contenter d’accomplir la tâche de communication : répondre à la question, donner un feed-back, répondre au bavardage. Si, au contraire, nous nous concentrons sur la tâche à accomplir et que nous réduisons le volume de nos jugements et de nos évaluations, nous sommes en mesure d’exploiter pleinement nos capacités cognitives, ce qui nous permet de communiquer beaucoup mieux. Je dis à mes étudiants : « Appuyez-vous sur la médiocrité pour atteindre la grandeur ». »
Matt Abrahams affirme que l’état d’esprit est au cœur de toute communication efficace. « L’état d’esprit est particulièrement important dans la prise de parole spontanée », précise-t-il. « Au plus haut niveau, nous devons nous efforcer de considérer les situations de prise de parole spontanée comme des opportunités plutôt que comme des défis. Beaucoup d’entre nous, lorsqu’ils sont confrontés à la prise de parole dans l’instant, la considèrent comme une menace ou un défi. Si, au contraire, nous considérons ces situations comme des occasions d’entrer en contact, de développer ce que nous avons dit et d’apprendre des autres, nous vivons une expérience totalement différente, ouverte et centrée sur les autres. Cette approche nous permet d’être plus libres et plus réactifs dans notre dialogue. »
Avez-vous remarqué à quel point certaines personnes sont engageantes parce qu’elles utilisent un récit ou une histoire comme structure de leur discours spontané ?
« La structure est essentielle pour formuler nos messages de manière à ce que notre public puisse les comprendre », explique-t-il. « Notre cerveau n’est pas fait pour écouter des listes d’informations et des propos décousus. Donner une structure à votre communication ou inclure une histoire n’est rien d’autre qu’une connexion logique d’idées. Il y a un début, un milieu et une fin.
Selon lui, la structure la plus répandue est la suivante : problème-solution-bénéfice. « La plupart des présentations et des publicités télévisées suivent cette structure », explique-t-il. « Un problème particulier est identifié, puis une solution est proposée pour y remédier. La conclusion explique généralement les avantages de l’adoption de la solution. Non seulement une telle structure vous rend plus clair et plus concis pour votre public, mais elle vous aide aussi, en tant que communicateur, à hiérarchiser ce que vous allez dire. Par essence, une structure est une recette dans laquelle vous mettez vos pensées et vos idées pour obtenir une plus grande clarté dans votre communication. »
Le professeur explique que sa structure préférée se compose de trois questions simples : Quoi ? Et alors ? Et maintenant ? « J’aime cette structure parce qu’elle est adaptable, simple et incroyablement efficace », explique-t-il.
L’efficacité de ce modèle réside dans sa simplicité :
Quoi ? Décrire/définir les faits, la situation, le produit, la position, etc.
Et alors ? Discutez des implications ou de l’importance pour le public. En d’autres termes, pourquoi cela est-il pertinent pour eux ?
Et maintenant ? Décrivez les prochaines étapes ou l’appel à l’action, par exemple en répondant aux questions, en faisant une démonstration ou en organisant une prochaine réunion.
M. Abrahams explique que ce cadre n’aide pas seulement à organiser vos idées, mais qu’il sert aussi de guide à votre public, ce qui rend l’information plus facile à suivre et à mettre en œuvre.
L’écoute attentive joue un rôle important dans la prise de parole spontanée.
« À première vue, l’écoute semble ne pas être une étape essentielle », explique M. Abrahams. « Pourtant, je dirais qu’elle est absolument cruciale. Nous devons être très attentifs à ce qui est nécessaire dans l’instant. Si je n’écoute pas suffisamment, je risque de ne pas réagir de manière appropriée. Par exemple, imaginons que nous sortions ensemble d’une réunion et que vous vous tourniez vers moi pour me demander un retour d’information. En entendant votre demande de feed-back, j’énumère immédiatement toutes les choses que vous avez mal faites et que vous auriez pu mieux faire. Mais si j’avais vraiment fait attention, j’aurais remarqué que vous êtes sorti par la porte arrière, et non par la porte avant de la salle de réunion. Vous regardiez vers le bas et ailleurs pendant que vous me parliez. Votre volume était faible et vous parliez lentement. Si j’avais vraiment écouté, j’aurais appris que vous ne vouliez pas de commentaires. Ce que vous cherchiez vraiment, c’était du soutien. En détaillant tout ce que vous avez fait de mal, je n’ai fait qu’aggraver votre situation. L’écoute est un élément essentiel de l’expression orale spontanée. »
Article traduit de Forbes US – Auteur : Rodger Dean Duncan
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