Souvent sous-estimé, le BFR (besoin en fonds de roulement) est pourtant un indicateur stratégique de la bonne santé d’une entreprise. Et au milieu de la myriade d’outils et de solutions de financement pour l’optimiser, il existe en réalité des moyens simples et peu couteux qu’un grand nombre d’entreprises pourraient utiliser à cet effet. Explications.
Une contribution de Frédéric Dupont, CEO d’Ashtone
A l’origine, une facturation peu rigoureuse
Sans faire de généralités hasardeuses, on ne peut affirmer avec certitude que toutes les entreprises facturent bien tout ce qu’elles produisent. Ces fameux trous de facturation sont plus courants qu’on le pense et il est véritablement recommandé d’afficher une vigilance de tous les instants. Et au cœur d’un contexte économique qui ne s’illustre pas par sa stabilité, les entreprises ne peuvent se permettre des fuites de chiffre d’affaires trop importantes. Pour autant, il faut reconnaitre que la facturation associée à certains contrats, comme les contrats tripartites, n’est pas simple à appréhender tant ils peuvent être complexes. Et la gestion des volumes associés à ces contrats n’est pas pour faciliter la tâche des organisations.
On le comprend, sans rigueur et sans une approche adaptée de la facturation, les entreprises ne pourront remettre la main sur ce qui leur est dû. Pour ce faire, il est essentiel d’étendre la culture cash à toutes ses équipes en interne. Responsabiliser ses collaborateurs permet ici de créer des réflexes essentiels pour répondre à l’exigence de qualité de la facturation et améliorer le processus order to cash. Par ailleurs, il convient d’établir des politiques de crédit claires et des conditions de paiement précises dès le début de la relation commerciale. Une démarche qui n’est pas simple à communiquer à ses clients puisqu’il faut s’assurer qu’ils comprennent ces conditions et acceptent de les respecter avant d’entamer toute transaction.
Optimiser l’émission et le suivi de la facturation
La qualité de la facturation est sujet récurrent pour nombre d’entreprises dont les process en la matière mènent souvent à des erreurs et des manquements évitables. Adresses incorrectes, mauvais prix, pièces jointes absentes ; ces défauts lors de l’émission des factures constituent une raison majeure du rallongement des délais de paiement. Il n’existe pas de solutions révolutionnaires pour colmater les brèches mais bien des actions qui relèvent du bon sens. Une organisation quasi militaire est requise ici pour mener à bien cette mission. Il est donc conseillé d’envoyer les factures dès la livraison des produits ou l’exécution d’une prestation de service. La facturation doit être assez précise et détaillée pour ne souffrir d’aucune confusion ni contestation de la part du client.
Aussi cruciale soit-elle, la phase d’émission des factures n’est qu’une première étape vers l’amélioration des délais de paiement. Le suivi proactif des paiements constitue la seconde.
En effet, les entreprises auraient tout intérêt à déployer un système capable d’identifier rapidement les retards de paiements potentiels. Un moyen utile pour cibler les clients en retard et leur rappeler dès que possible les échéances de paiement tout en réglant les problèmes qui pourraient retarder le processus.
Miser sur « l’expérience client »
Améliorer la santé financière de sa structure revient à également faire un pas vers ses clients. Par-là, on entend développer une forme d’expérience client spécifiquement dédiée à l’amélioration des délais de paiement. Une démarche qui s’illustre, par exemple, par des offres de réduction pour paiement anticipé. En bénéficiant d’économie supplémentaires, les clients peuvent être incités à régler leurs factures plus rapidement.
Au-delà des avantages financiers, les entreprises ont également l’opportunité de déployer des moyens permettant de simplifier le paiement des factures. Les solutions de paiement électronique rapides et sécurisées en sont un. Elles accélèrent le traitement des transactions et réduisent ainsi les délais associés aux paiements par chèque ou par virement bancaire. Sans surprise, l’addition de toutes ces stratégies semble incontournable pour mieux maîtriser son processus order to cash et réduire son BFR. Surtout, une telle approche permettra de pérenniser de nouveaux process et d’améliorer durablement la santé financière de sa société.
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